Home » Новини » Проведення нарад

Проведення нарад

Проведення нарадДілові наради — невід’ємна частина багатьох видів бізнесу. Ось тільки користь вони приносять лише в тому випадку, якщо правильно організовані, в іншому випадку наради можуть перетворитися на «пожирачів часу», що гальмують робочий процес. Керівникам важливо знати, яким має бути правильне проведення нарад.

Нарада — це одна з форм ділового спілкування, яка дозволяє залучити співробітників до процесу прийняття рішень. Завдяки участі в нарадах співробітники відчувають себе причетними до справ фірми, а не просто гвинтиками у величезній машині, і розуміють, що від них теж щось залежить. Для керівництва нараду може стати джерелом цінних ідей не тільки в плані розвитку бізнесу, але і в плані пошуку найбільш відповідних шляхів управління персоналом.

Але описаний в попередньому абзаці погляд на наради досить ідеалізований; всім відомо, що те, як має бути, далеко не завжди збігається з тим, як є насправді. Дуже часто і співробітники, і керівники скаржаться на те, що наради лише забирають час і гальмують робочий процес. Однак причина зазвичай полягає в тому, що наради організовуються і проводяться неправильно.

По-перше, проводити нараду потрібно лише тоді, коли воно дійсно необхідно, — Тобто, коли існують питання, які слід обговорити з працівниками. У деяких компаніях наради проходять щодня, тому що, на думку керівників, «дисциплінують» співробітників. Ось такі наради якраз і віднімають дорогоцінний робочий час, тому що нічого важливого на них не вирішується.

По-друге, нараду не буде ефективним, якщо людина, відповідальна за його проведення, до нього не підготується. Перш ніж відправлятися в плавання, капітан корабля повинен прокласти курс. Точно так само перш ніж проводити нараду, керівник повинен зрозуміти, навіщо він збирається це робити, як саме він буде це робити і чого він хоче досягти в результаті. Коротко можна виділити наступні етапи підготовки до наради.

  1. Чітко сформулюйте мету і тему наради, а також бажаний результат. Далеко не завжди результатом наради має стати рішення конкретної проблеми: іноді керівнику потрібно лише отримати ідеї, а кінцеве рішення він в результаті все одно буде приймати самостійно.
  2. Продумайте порядку денного. Потрібно не тільки скласти список питань, які вам необхідно обговорити протягом наради, але й вирішити, в якому саме порядку ви плануєте обговорювати.
  3. Підготуйте необхідну інформацію та матеріали для наради — Цифри, графіки, презентації тощо Подумайте, як зручніше буде цю інформацію подати — у вигляді роздаткових матеріалів, на екрані проектора або в якійсь іншій формі. Часто є сенс запропонувати учасникам наради ознайомитися з необхідною інформацією заздалегідь (природно, надавши її).
  4. Складіть список працівників, які братимуть участь у нараді. Найчастіше немає сенсу кликати весь відділ, якщо ефективно допомогти у вирішенні потрібних питань можуть тільки окремі фахівці. Ті, чиє безпосередню участь у нараді не потрібно, потім зможуть ознайомитися з його результатами з протоколу.
  5. Виберіть місце проведення наради в залежності від кількості учасників і планованої ступеня формальності наради і заздалегідь оповестіте учасників, щоб вони могли підготуватися.

Нарада, прямо як шкільний твір, складається з трьох основних частин — Вступу, основної частини і висновку. Під вступ необхідно сформулювати мету наради та основні питання, які будуть розглядатися. Також необхідно узгодити правила спільної роботи. Головну тему і регламент бажано записати на дошці. Необхідно також вибрати людину, відповідального за ведення протоколу.


Основна частина наради
— Це власне дискусія. На жаль, у деяких керівників вона перетворюється на монолог, що робить нараду абсолютно неефективним. Якщо ви хочете привернути працівників до процесу прийняття рішень, давайте їм висловитися. Зрозуміло, ви можете бути з ними не згодні, але важливо дати співробітникам зрозуміти, що їх думка чують і поважають, хоча і не завжди з ним повністю погоджуються. Навіть якщо у вас вже є своя позиція з обговорюваним питанням, не потрібно з самого початку наради нав’язувати її учасникам.

Нарешті, в підсумковій частині наради необхідно коротко підсумувати сказане і визначити подальші дії. Закінчувати нараду краще на позитивній ноті, навіть якщо поставлені цілі не були досягнуті на всі 100%.

Проведення нарад — це мистецтво, яким, втім, не так вже й складно опанувати, якщо задатися такою метою. Головне — сприймати нараду не як формальність чи можливість покрасуватися перед підлеглими, а як інструмент спільного прийняття рішень.

Проведення нарад

Сподобалася стаття? Поділися нею з друзями!