Home » Новини » Етикет ділового листування

Етикет ділового листування

Етикет ділового листуванняВсі ділові листи, які ви відправляєте, — це ваша візитна картка, дивлячись на яку замовник або партнер може скласти про вас думку. А щоб думка про вас завжди було хорошим, треба знати етикет ділового листування.

Раніше ділові листи писали тільки на папері, сьогодні ж часто допустима листування по електронній пошті. Етикет електронних ділових листів розглядати не будемо, адже він будується на веденні звичайної листування. Давайте ж розглянемо особливості ділового листа.

У кожній організації має бути свій бланк, на якому друкують і відправляють всі листи. Ставтеся до оформлення листи з особливою ретельністю, оскільки помилки не допускаються. Зауважте, що від бланка багато в чому залежить тон листа. Так, чим суворіше бланк, тим більше офіційної має бути манера написання.

Перед тим як скласти діловий лист, вам треба продумати його вигляд. Це може бути супровідний лист, презентація, лист-замовлення, лист-відмову, повідомлення, гарантійний лист. Видів листів є дуже багато, тому і зміст їх буде змінюватися. Але для всіх них діє одне правило: текст листа повинен бути лаконічним і доступним читачеві, без різних скорочень, прийнятих усередині вашої організації, і частого вживання термінології.

Слід звернути увагу на структуру письма. Абзаци листи не повинні бути занадто довгими, щоб з них можна було вловити суть. Величину абзаців можете регулювати самостійно залежно від висловлюваних думок. Але все ж таки постарайтеся, щоб перший і останній абзаци не містили більше чотирьох рядків. Абзаци всередині листа повинні бути не довше восьми рядків.

При підготовці документації бажано використовувати шрифт Times New Roman, який звичний всім. Якщо вашою компанією встановлено використання іншого шрифту для ділових листів, тоді треба використовувати саме його.

Порядок ділового листа

Особливу увагу треба приділити структурі ділового листа. Є прийняті правила ділових листів, порушувати які не можна. У кожному діловому листі структура завжди однакова:

  • найменування організації відправника;
  • дата написання листа;
  • адреса одержувача із зазначенням конкретної людини, якому лист призначений;
  • вступне звернення до кореспондента;
  • вказівка мети або теми листа;
  • основний текст;
  • висновок;
  • підпис відправника.

З багатьма частинами структури ділового листа, такими як найменування організації відправника, основним текстом та укладенням, все зрозуміло. Слід більш докладно обговорити деякі інші поля.

Вказівка мети або теми листа

Тема або мета листа — Це обов’язковий атрибут. Тільки так одержувач листа зможе швидко дізнатися, про що буде йти мова. У цьому полі дуже важливо дотримуватися допустимі мовні конструкції. Конструкції повинні бути лаконічними і простими, нічого зайвого, наприклад «про поставку …», «щодо …», «з питання про …».

Вступне звернення до кореспондента

Лист завжди починається зі слів, які залежать від ступеня близькості з адресатом, наприклад, «Шановний» або ж «Дорогий». Різні звернення, такі як «пан», «пані», «заступник директора» та ін не можна скорочувати. Скорочення може показати, що ви нешанобливо ставитеся до одержувача. Навіть якщо ви в хороших стосунках з одержувачем листи і в житті спілкуєтеся на «ти», в діловому листі допускається звернення лише на «Ви».

Висновок

Кожне ділове лист вимагається правильно закінчити. Поставити одну лише підпис вважається неприйнятним. Перед нею обов’язково повинна бути фраза «Щиро Ваш»Або ж«З повагою». Все знову залежить від ступеня близькості з чоловіком, кому лист призначений.

І останнє: ділове листування поштою припускає, що не на кожен лист треба відповідати. Так, якщо вам прийшов лист-презентація, ви зовсім не зобов’язані відповідати на нього. Відповідь буде у випадку, якщо ви зацікавлені в придбанні товару чи послуги, зазначеної в листі. На всі інші ділові листи ви зобов’язані відповісти протягом 10 днів з моменту їх отримання.
Правила написання ділових листів та ведення переписки

Сподобалася стаття? Поділися нею з друзями!